Regulamin

Ostatnia aktualizacja: 17 października 2026

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z serwisu smart kalendarz dostępnego pod adresem smart-kalendarz.pl oraz w aplikacji pod adresem app.smart-kalendarz.pl (dalej: Serwis). Usługę świadczy Smart Solutions Oskar Nowacki, NIP 8792712512, Targowa 4, 87-100 Toruń, e-mail kontakt@smart-kalendarz.pl (dalej: Usługodawca).

Użytkownik to przedsiębiorca, który założył konto w Serwisie. Klienci Użytkownika to osoby, które rezerwują u Użytkownika wizyty lub korzystają z jego usług. Panel to część Serwisu dostępna po zalogowaniu.

2. Zakres usługi

Serwis to system rezerwacji online dla firm usługowych. Obejmuje w szczególności: stronę rezerwacji i widget na stronę Użytkownika, kalendarz pracowników i zasobów, przypomnienia SMS i e-mail z linkiem do potwierdzenia, odwołania lub zmiany wizyty, bazę klientów, płatności i zadatki online od Klientów Użytkownika, karnety, bony i kody rabatowe, kasę, magazyn, prowizje i raporty, listę rezerwową, opinie, obsługę wielu lokalizacji, zajęcia grupowe, kampanie SMS i e-mail, import danych z innych systemów, konta zespołu z rolami, aplikację na telefon, publiczne API oraz serwer MCP. W panelu działa asystent AI, który pomaga konfigurować konto i korzystać z Serwisu (pkt 10).

Jako dodatek oferujemy Dodatek AI: automatyczne telefoniczne potwierdzanie wizyt (połączenia wychodzące do Klientów Użytkownika), asystenta AI dla Klientów Użytkownika (czat i rozmowy głosowe na stronie rezerwacji oraz na stronie WWW Użytkownika), telefoniczne prośby o opinię oraz, po aktywowaniu dedykowanego numeru, odbieranie połączeń przychodzących z możliwością przekazania rozmowy do Użytkownika.

Zakres funkcji dostępnych w poszczególnych planach oraz limity planów (np. liczba pracowników, lokalizacji, kont zespołu i pakiet SMS) określa cennik.

3. Wymagania techniczne

Do korzystania z Serwisu potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka, aktywne konto poczty e-mail oraz numer telefonu komórkowego, na który przy rejestracji wysyłamy kod weryfikacyjny SMS.

4. Rejestracja, konto i zespół

Korzystanie z funkcji Serwisu wymaga założenia konta. Umowa o świadczenie usług zostaje zawarta drogą elektroniczną z chwilą założenia konta i akceptacji niniejszego regulaminu; nie wymaga formy pisemnej ani podpisywania odrębnych dokumentów. Użytkownik podaje prawdziwe dane i odpowiada za ich aktualność oraz za zachowanie poufności danych logowania. Konto jest przeznaczone dla przedsiębiorców.

Przy rejestracji wymagane jest podanie i potwierdzenie kodem SMS numeru telefonu. Po założeniu konta Usługodawca może jednorazowo skontaktować się telefonicznie w celu powitania i pomocy w uruchomieniu usługi; zasady przetwarzania numeru opisuje Polityka prywatności.

Użytkownik (właściciel konta) może zapraszać członków zespołu i nadawać im role oraz uprawnienia, w tym dostęp tylko do wybranych lokalizacji lub tylko do własnych wizyt. Członek zespołu akceptuje regulamin przy przyjęciu zaproszenia. Za działania członków zespołu w ramach konta oraz za nadane im uprawnienia odpowiada Użytkownik. Opłaty za konto ponosi wyłącznie właściciel konta.

5. Plany, płatności i faktury

Serwis oferowany jest w planach płatnych Start, Pro, Biznes oraz Sieć (dla sieci i franczyz od 4 lokalizacji, rozliczany za każdą lokalizację), a także w bezpłatnym planie Free o ograniczonym zakresie (pkt 6). Ceny i zakres planów podaje cennik. Ceny podane są w kwotach netto i powiększane są o podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami. Usługodawca może ustalić z Użytkownikiem indywidualne warunki (np. cenę, rabat lub pakiet SMS); obowiązują one w zakresie, w jakim zostały uzgodnione, a w pozostałym zakresie stosuje się niniejszy regulamin.

Abonament rozliczany jest miesięcznie lub rocznie (cena roczna odpowiada dziesięciokrotności ceny miesięcznej) i odnawia się automatycznie. Płatność pobierana jest automatycznie z zapisanej metody płatności za pośrednictwem operatora płatności Stripe; bank może poprosić o dodatkowe potwierdzenie płatności (np. 3D Secure w aplikacji banku). Na podstawie odrębnego ustalenia z Usługodawcą abonament może być opłacany przelewem na podstawie faktury z terminem płatności 14 dni.

Przejście na wyższy plan następuje od razu, a różnicę za bieżący okres pobieramy niezwłocznie. Przejście na niższy plan rozliczamy w formie kredytu na koncie, wykorzystywanego przy kolejnych płatnościach (bez zwrotu na rachunek). Przejście na niższy plan nie usuwa istniejących danych, pracowników ani kont zespołu, ale ogranicza możliwość dodawania nowych ponad limit niższego planu.

Do każdej płatności wystawiamy fakturę, dostępną w panelu w sekcji Płatności. Użytkownikowi, który w panelu poda dane do faktury i włączy wystawianie e-faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), wystawiamy faktury jako e-faktury w KSeF. W razie potrzeby wystawiamy fakturę korygującą. Usługodawca nie pobiera prowizji od rezerwacji ani od płatności Klientów Użytkownika.

Nowe ceny w cenniku dotyczą kont zakładanych po dacie ich wprowadzenia. O zmianie ceny abonamentu dla istniejącego konta informujemy z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem; Użytkownik, który się na nią nie zgadza, może zrezygnować z subskrypcji przed jej wejściem w życie.

Opłaty za zużycie i dodatki

Poza abonamentem naliczane są opłaty za faktyczne zużycie oraz za włączone dodatki:

  • SMS ponad pakiet dostępny w planie: 0,15 zł netto za segment wiadomości (dłuższa wiadomość może składać się z więcej niż jednego segmentu). Kampanie SMS rozliczane są z góry, na zasadach opisanych niżej.
  • Dodatek AI: stała opłata 69 zł netto miesięcznie (obejmuje telefoniczne potwierdzanie wizyt, asystenta AI dla Klientów Użytkownika, telefoniczne prośby o opinię oraz 100 wiadomości asystenta w czacie miesięcznie). Ponad pakiet: 0,21 zł netto za wiadomość czatu. Połączenia telefoniczne: 0,74 zł netto/min (głos standardowy) lub 1,14 zł netto/min (głos premium), liczone osobno dla każdego połączenia za każdą rozpoczętą minutę; telefoniczne prośby o opinię domyślnie korzystają z głosu premium. Rozmowy głosowe w widżecie na stronie: 0,74 zł netto/min, liczone łącznie za okres rozliczeniowy z zaokrągleniem łącznego czasu w górę do pełnej minuty.
  • Przekazanie połączenia do człowieka (przełączenie rozmowy z asystenta AI na numer wskazany przez Użytkownika): 0,15 zł netto za minutę przekazanej części połączenia. Czas przekazanych połączeń jest sumowany w ramach miesięcznego okresu rozliczeniowego, a łączny czas zaokrąglany w górę do pełnej minuty.
  • Dedykowany numer telefonu (m.in. odbieranie połączeń przychodzących przez asystenta AI): 40 zł netto miesięcznie za każdy aktywowany numer; Użytkownik może aktywować osobny numer dla każdego oddziału.
  • Własna nazwa nadawcy SMS: 9 zł netto miesięcznie w każdym planie płatnym, naliczane od rejestracji nazwy u operatorów; dla kont założonych przed 26 sierpnia 2026 r.: 14 zł netto miesięcznie w planie Start, a od planu Pro w cenie planu.
  • Asystent AI w panelu ponad limit planu: na zasadach opisanych w pkt 10.

Opłaty za zużycie naliczane są po zakończeniu miesięcznego okresu rozliczeniowego: przy abonamencie miesięcznym doliczamy je do najbliższej faktury subskrypcji, a przy abonamencie rocznym rozliczamy je co miesiąc odrębną fakturą. Opłaty stałe za dodatki naliczane są za pełny okres rozliczeniowy, w którym dodatek był włączony. Zużycie z ostatniego okresu przed rezygnacją rozliczamy odrębną fakturą. Wyjątkiem są kampanie SMS opłacane z góry, opisane w kolejnym akapicie. Bieżące zużycie i przewidywane opłaty są widoczne w panelu w sekcji Płatności.

Kampanie SMS opłacane z góry. Kampania SMS to wiadomość wysyłana z panelu jednorazowo do wybranej grupy klientów Użytkownika. Uruchomienie kampanii (SMS i e-mail) wymaga karty płatniczej podpiętej do konta (Płatności › „Karta do kampanii”); kartę można podpiąć także bez wykupionego planu. Przed uruchomieniem kampanii SMS panel pokazuje liczbę wiadomości i segmentów oraz jej koszt: segmenty kampanii pokrywa najpierw niewykorzystany pakiet SMS planu w bieżącym okresie rozliczeniowym, a za segmenty ponad pakiet Użytkownik płaci 0,15 zł netto za segment (powiększone o VAT). Kwotę pobieramy z góry, przed wysyłką, z karty płatniczej podpiętej do konta, po potwierdzeniu kosztu i zaznaczeniu w panelu zgody na obciążenie karty tą kwotą. Płatność zatwierdza właściciel konta, a bank może poprosić o jej dodatkowe potwierdzenie (np. w aplikacji banku). Kwotę niższą niż najniższa płatność kartą doliczamy do najbliższej faktury. Za opłaconą kampanię wystawiamy fakturę, a Użytkownikowi korzystającemu z KSeF wystawiamy ją jako e-fakturę w KSeF. Kampania wysyła najwyżej tyle wiadomości i segmentów, ile opłacono. Opłata dotyczy liczby policzonej w chwili potwierdzenia: jeśli część wiadomości nie zostanie wysłana (np. odbiorca wycofa zgodę albo numer okaże się nieprawidłowy), różnica nie podlega zwrotowi. Jeżeli opłacona kampania w ogóle nie zostanie uruchomiona z przyczyn leżących po stronie Serwisu, zwracamy pobraną kwotę. Segmenty kampanii opłaconej z góry nie są ponownie doliczane do rozliczenia zużycia za okres.

6. Okres próbny i plan Free

Nowy Użytkownik może przez 14 dni korzystać z planu Pro bezpłatnie, bez podawania danych karty. W okresie próbnym nie można aktywować Dodatku AI ani dedykowanego numeru. Po zakończeniu okresu próbnego, jeżeli Użytkownik nie wybierze planu płatnego, konto przechodzi na plan Free: dane pozostają, a strona rezerwacji i kalendarz działają dalej, ale nie są wysyłane wiadomości SMS, a funkcje płatne (m.in. zadatki, karnety i konta zespołu) są niedostępne. Wybór planu płatnego przywraca te funkcje.

7. Zaległości w płatnościach

Jeżeli płatność nie powiedzie się, operator płatności ponawia jej pobranie, a w panelu wyświetlamy informację o zaległości. Po 7 dniach zaległości wstrzymujemy przyjmowanie nowych rezerwacji online od Klientów Użytkownika (odwoływanie istniejących wizyt działa nadal) oraz połączenia wykonywane przez asystenta AI. Po wyczerpaniu prób pobrania płatności konto przechodzi na plan Free. Uregulowanie zaległości przywraca działanie planu.

8. Płatności od Klientów Użytkownika (zadatki, przedpłaty, karnety, bony)

Płatności online od Klientów Użytkownika obsługuje operator płatności Stripe w ramach usługi Stripe Connect, na podstawie umowy zawieranej przez Użytkownika bezpośrednio ze Stripe. Środki trafiają na konto Stripe Użytkownika; stroną sprzedaży wobec Klienta jest Użytkownik. Opłaty operatora płatności rozlicza Stripe bezpośrednio z Użytkownikiem; Usługodawca nie pobiera od tych płatności prowizji. Wysokość zadatków, zasady ich przepadku i zwrotów oraz warunki sprzedaży karnetów i bonów ustala Użytkownik i odpowiada za ich zgodność z przepisami, w tym wobec konsumentów. Odłączenie konta Stripe w panelu wyłącza przyjmowanie nowych płatności online; nie wpływa na płatności już zrealizowane.

9. Kampanie i komunikacja z Klientami Użytkownika

Użytkownik korzystający z wysyłki SMS i e-mail, połączeń AI oraz asystenta AI zobowiązuje się posiadać podstawy prawne do kontaktu ze swoimi klientami, w tym wymagane zgody na komunikację marketingową. Kampanię można wysłać wyłącznie do klientów, którzy wyrazili zgodę na wysyłkę masową, a jej start zawsze zatwierdza Użytkownik w panelu (nie robi tego asystent AI ani automat). Kampanie SMS wysyłamy na polskie numery komórkowe, w godzinach 8:00–20:00, a w niedziele i święta tylko po wyraźnym zaznaczeniu takiej opcji przez Użytkownika.

10. Asystent AI

Asystent AI w panelu jest dostępny w każdym planie i pomaga konfigurować konto oraz korzystać z Serwisu. Zmiany w koncie wprowadza dopiero po zatwierdzeniu ich przez Użytkownika. Nie wysyła kampanii i nie wykonuje operacji dotyczących abonamentu, płatności, kasy, zwrotów, hurtowego usuwania danych ani importu: te działania Użytkownik wykonuje sam. Odpowiedzi i propozycje asystenta mogą zawierać błędy, dlatego Użytkownik sprawdza je przed zatwierdzeniem.

Plan obejmuje miesięczny limit zużycia asystenta w panelu: Free i Start 60 zł, Pro 120 zł, Biznes 180 zł, Sieć 60 zł za każdą lokalizację. Zużycie liczymy jako koszt modelu AI przeliczony stawką 6 zł netto za 1 USD; bieżące zużycie widać w panelu. Konta założone od 10 października 2026 r. otrzymują przez pierwsze 90 dni dodatkową pulę równą miesięcznemu limitowi. Zużycie ponad limit, najwyżej do wysokości drugiego limitu w okresie rozliczeniowym, rozliczamy według tej samej stawki: dla kont założonych od 16 października 2026 r. bez odrębnej zgody, a dla kont starszych wyłącznie po włączeniu tej opcji w panelu. Po przekroczeniu tej granicy asystent działa dalej w trybie podstawowym, bez dodatkowych opłat.

Rozmowy prowadzone z asystentem AI dla Klientów Użytkownika (czat, głos, połączenia telefoniczne) mogą być rejestrowane i transkrybowane w celu realizacji usługi, kontroli jakości i rozliczenia zużycia; nagrania przechowujemy przez 90 dni. Na dedykowanych numerach przy połączeniach przychodzących odtwarzany jest komunikat informacyjny. Użytkownik, jako administrator danych swoich klientów, zobowiązuje się poinformować ich o tym, że rozmowy może prowadzić automatyczny asystent oraz o ich rejestrowaniu, zgodnie z RODO.

11. Zasady korzystania

Zabronione jest dostarczanie treści bezprawnych, korzystanie z Serwisu w sposób naruszający prawo lub prawa osób trzecich, a także działania zakłócające funkcjonowanie Serwisu.

12. Dostępność, kopie zapasowe i odpowiedzialność

Usługodawca dokłada starań, aby Serwis działał nieprzerwanie, zastrzegając możliwość przerw technicznych. Kopie zapasowe danych wykonujemy codziennie i przechowujemy przez 30 dni. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki działań Użytkownika i członków jego zespołu, za treści wprowadzane przez Użytkownika ani za działanie usług podmiotów trzecich, z którymi Użytkownik połączył konto (np. operatora płatności, kalendarza zewnętrznego czy systemu, z którego importowano dane).

13. Pomoc techniczna i dostęp serwisowy

W celu udzielenia pomocy, wyjaśnienia zgłoszenia lub sprawdzenia poprawnego działania Serwisu upoważnione osoby Usługodawcy mogą przeglądać konto Użytkownika w trybie podglądu. Zmiany w koncie wprowadzamy wyłącznie na prośbę Użytkownika. Każde wejście w tryb podglądu jest rejestrowane.

14. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

W zakresie danych osobowych Klientów Użytkownika oraz członków jego zespołu wprowadzanych do Serwisu administratorem jest Użytkownik, a Usługodawca przetwarza te dane w jego imieniu jako podmiot przetwarzający. Ten punkt stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych w rozumieniu art. 28 RODO:

  • Przedmiot, charakter i cel: przechowywanie i przetwarzanie danych w zakresie niezbędnym do świadczenia usług Serwisu (rezerwacje, kalendarz, kartoteka, przypomnienia, płatności, kampanie, rozmowy z asystentem AI, raporty), przez czas obowiązywania umowy.
  • Rodzaje danych i kategorie osób: dane identyfikacyjne i kontaktowe, historia wizyt i płatności, zgody, notatki i inne informacje wprowadzane przez Użytkownika, w tym, jeśli Użytkownik je wprowadza, dane dotyczące zdrowia; dotyczy Klientów Użytkownika i członków jego zespołu.
  • Polecenia: przetwarzamy dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika, którym są ten regulamin i czynności wykonywane przez Użytkownika w panelu, chyba że obowiązek przetwarzania wynika z przepisów prawa.
  • Poufność i bezpieczeństwo: osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązane są do zachowania poufności; stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu i izolację danych każdego konta.
  • Dalsze powierzenie: Użytkownik wyraża ogólną zgodę na korzystanie z podmiotów przetwarzających wymienionych w Polityce prywatności. O zmianach tej listy informujemy przez jej aktualizację; Użytkownik może zgłosić sprzeciw, pisząc na kontakt@smart-kalendarz.pl.
  • Pomoc administratorowi: pomagamy Użytkownikowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w wywiązywaniu się z obowiązków z art. 32–36 RODO, a o naruszeniu ochrony danych informujemy go bez zbędnej zwłoki.
  • Zakończenie: po zamknięciu konta usuwamy powierzone dane w terminie do 90 dni, chyba że przepisy wymagają ich dalszego przechowywania; przed zamknięciem konta Użytkownik może poprosić o ich eksport.
  • Kontrola: udostępniamy Użytkownikowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO.

Jeżeli Użytkownik przetwarza w Serwisie szczególne kategorie danych (np. dane o zdrowiu), odpowiada za posiadanie podstawy prawnej do ich przetwarzania i za zakres danych, które wprowadza.

15. Reklamacje

Reklamacje można składać na adres kontakt@smart-kalendarz.pl. Reklamacja powinna zawierać dane Użytkownika oraz opis sprawy. Odpowiadamy w terminie do 14 dni.

16. Rozwiązanie umowy i zwroty

Użytkownik może zrezygnować z subskrypcji w dowolnym momencie w panelu, bez okresu wypowiedzenia; funkcje płatne pozostają aktywne do końca opłaconego okresu. Użytkownik może także usunąć konto w panelu: dostęp do konta zostaje wtedy zamknięty od razu, a subskrypcja anulowana bez zwrotu opłaty za bieżący okres. Zasady odstąpienia i zwrotów opisuje Polityka zwrotów, a postępowanie z danymi po zamknięciu konta pkt 14 oraz Polityka prywatności.

17. Dane osobowe

Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka prywatności. Dane przechowujemy przede wszystkim w Unii Europejskiej. Część usług (m.in. modele AI, usługi głosowe i operator płatności) świadczą podmioty, które mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym; odbywa się to na podstawie decyzji o adekwatności lub standardowych klauzul umownych.

18. Zmiany regulaminu

Usługodawca może zmienić regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności przy zmianie zakresu usług, przepisów prawa lub warunków świadczenia usług przez dostawców. Aktualną wersję publikujemy na tej stronie wraz z datą. Warunki płatności dotyczące konkretnej funkcji, np. koszt kampanii, panel pokazuje przed jej użyciem i wymaga ich potwierdzenia. Zmiana ceny abonamentu istniejącego konta wymaga wyprzedzenia opisanego w pkt 5. Użytkownik, który nie akceptuje zmian, może w każdej chwili zrezygnować z usługi.

19. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie. Kontakt: kontakt@smart-kalendarz.pl.