Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 17 października 2026

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych opisanych w punktach 2–4 jest Smart Solutions Oskar Nowacki, NIP 8792712512, Targowa 4, 87-100 Toruń. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych pisz na kontakt@smart-kalendarz.pl. Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych.

2. Dwie role: administrator i podmiot przetwarzający

Jesteśmy administratorem danych osób, które zakładają konto i z niego korzystają (właściciel konta i członkowie zespołu), danych rozliczeniowych oraz danych osób odwiedzających naszą stronę.

Danymi klientów firm korzystających z Serwisu (osób, które rezerwują wizyty, kupują usługi, karnety lub bony) administruje firma, u której ta osoba rezerwuje. My przetwarzamy te dane w jej imieniu jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia zawartej w regulaminie (pkt 14). Jeżeli rezerwujesz wizytę w firmie korzystającej z Serwisu, w sprawach swoich danych kontaktuj się z tą firmą; jej zasady opisuje jej własna polityka prywatności.

3. Jakie dane przetwarzamy jako administrator

  • Dane konta: imię, adres e-mail, numer telefonu (potwierdzany kodem SMS), dane firmy, zaszyfrowane hasło, wersja zaakceptowanego regulaminu, role i uprawnienia członków zespołu.
  • Dane rozliczeniowe: dane do faktur (w tym do KSeF), historia płatności i faktur, identyfikatory klienta i subskrypcji w systemie operatora płatności. Danych kart płatniczych nie przechowujemy; obsługuje je Stripe.
  • Dane techniczne i bezpieczeństwa: adres IP przy rejestracji i logowaniu, dziennik aktywności w koncie (w tym wglądów w kartoteki klientów), logi błędów.
  • Zgłoszenia i komunikacja: treść zgłoszeń do pomocy, w tym załączone zrzuty ekranu, korespondencja e-mail i SMS, rozmowy z asystentem AI w panelu.
  • Źródło wejścia: podstrona wejścia, domena strony odsyłającej, parametry kampanii (utm), identyfikatory kliknięcia w reklamę nadawane przez Google, Meta, Microsoft i TikTok oraz identyfikator Google Analytics, jeśli jest w przeglądarce; a także Twoja odpowiedź na pytanie, skąd o nas wiesz.
  • Dane o korzystaniu z Serwisu: informacje o tym, z których funkcji korzystasz, na potrzeby rozliczeń, opieki nad klientem i rozwoju Serwisu (np. ocena, którym kontom warto zaproponować pomoc).

4. Cele i podstawy prawne

  • Świadczenie usług, prowadzenie konta i pomoc techniczna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  • Wystawianie faktur, w tym w KSeF, i prowadzenie rozliczeń: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  • Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, dochodzenie roszczeń, rozwój Serwisu i pomiar skuteczności naszego marketingu: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  • Jednorazowe powitalne połączenie telefoniczne po założeniu konta (powitanie, objaśnienie działania, pomoc w konfiguracji; bez celów reklamowych) oraz wiadomości e-mail z poradami i prośbą o opinię o Serwisie: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw, pisząc na kontakt@smart-kalendarz.pl albo klikając link rezygnacji w wiadomości.
  • Narzędzia analityczne i reklamowe podmiotów trzecich, jeśli je uruchomimy: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz wycofać w każdej chwili.

Informacje o źródle wejścia nie służą profilowaniu ani podejmowaniu wobec Ciebie decyzji i nie łączymy ich z profilem reklamowym po stronie podmiotów trzecich.

5. Dane klientów firm (przetwarzanie w imieniu firmy)

W imieniu firmy korzystającej z Serwisu przetwarzamy dane jej klientów w zakresie, w jakim firma je wprowadza lub zbiera w Serwisie. Są to m.in. dane kontaktowe, historia wizyt i płatności, zadatki, karnety i bony, zgody, opinie, notatki, odpowiedzi z formularzy rezerwacji i załączniki. W gabinetach mogą to być także dane o zdrowiu oraz numer PESEL, jeżeli firma je wprowadza; za podstawę prawną ich przetwarzania odpowiada firma. Rozmowy z asystentem AI firmy (czat, głos, telefon) mogą być nagrywane i transkrybowane; nagrania i transkrypcje przechowuje dostawca usług głosowych przez 90 dni.

Do realizacji funkcji opartych na sztucznej inteligencji (asystent AI w panelu, asystent AI dla klientów, filtr klientów, porządkowanie importu, analiza opinii i wiadomości) przekazujemy dostawcom modeli AI wyłącznie dane potrzebne do wykonania danej czynności. Upoważnione osoby z naszego zespołu mogą oglądać konto firmy w trybie podglądu, by udzielić pomocy lub sprawdzić działanie Serwisu; każde takie wejście jest rejestrowane.

6. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

Korzystamy z następujących dostawców, z którymi łączą nas umowy, w zakresie niezbędnym do świadczenia usług. Lista ta jest jednocześnie listą dalszych podmiotów przetwarzających w rozumieniu umowy powierzenia z regulaminu.

  • Cloudflare (USA, infrastruktura w UE i na świecie): hosting aplikacji i stron, bazy danych, przechowywanie plików i kopii zapasowych, ochrona przed atakami oraz modele AI Workers AI (np. porządkowanie importu, analiza opinii i wątków SMS).
  • Stripe (Irlandia i USA): płatności za subskrypcje oraz płatności klientów firm (Stripe Connect).
  • Anthropic (USA): modele AI Claude, z których korzysta asystent AI w panelu, filtr klientów i obsługa zgłoszeń.
  • ElevenLabs (USA): rozmowy asystenta AI dla klientów firm (czat, głos, połączenia telefoniczne), transkrypcja mowy oraz przechowywanie nagrań i transkrypcji. Do prowadzenia rozmów ElevenLabs wykorzystuje modele AI innych dostawców (m.in. OpenAI i Anthropic).
  • Telnyx (USA) i HostedSMS (Polska): wysyłka SMS-ów, numery telefonów i połączenia.
  • Resend (USA): wysyłka wiadomości e-mail, w tym do klientów firm, oraz obsługa formularza kontaktowego.
  • Google (Irlandia i USA): synchronizacja z Kalendarzem Google, gdy firma ją włączy, a także narzędzia analityczne, jeśli je uruchomimy po uzyskaniu Twojej zgody.
  • Serper.dev (USA): wyszukiwanie w internecie na potrzeby asystenta AI (bez przekazywania danych kontaktowych klientów).
  • Ministerstwo Finansów: Krajowy System e-Faktur (KSeF) i weryfikacja kontrahentów na białej liście VAT.
  • Usługi powiązane prowadzone przez administratora (marka Smart Asystenci / Smart Solutions): przechowywanie załączników, widget czatu, baza wiedzy i wspólne logowanie.

Na polecenie firmy dane mogą trafiać także do usług, które firma sama połączy z kontem (np. kanał iCal, webhooki, API, konektory asystentów AI, systemy, z których importuje dane).

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane przechowujemy przede wszystkim w Unii Europejskiej, ale część dostawców (m.in. Cloudflare, Anthropic, ElevenLabs, Telnyx, Resend, Stripe, Google, Serper.dev) przetwarza dane także w USA. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework), w przypadku podmiotów nią objętych, albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na kontakt@smart-kalendarz.pl.

8. Okres przechowywania

  • Dane konta i dane powierzone przez firmę: przez czas trwania umowy, a po zamknięciu konta nie dłużej niż 90 dni (z wyjątkiem danych, które musimy przechowywać na podstawie przepisów).
  • Faktury i dokumenty rozliczeniowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi (5 lat od końca roku podatkowego).
  • Kopie zapasowe baz danych: 30 dni.
  • Dziennik aktywności w koncie i logi przekazań połączeń: 90 dni.
  • Nagrania i transkrypcje rozmów z asystentem AI: 90 dni.
  • Załączniki przesłane do wizyty: do dnia wizyty i 30 dni po niej.
  • Niedokończone rejestracje (formularz wypełniony, numer niepotwierdzony): 30 dni.
  • Informacja o źródle wejścia zapisana w przeglądarce: do 90 dni od ostatniej wizyty; jeżeli założysz konto, przechowujemy ją razem z kontem.
  • Lista osób, które zrezygnowały z wiadomości: tak długo, jak to konieczne, żeby tej rezygnacji przestrzegać.

9. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, a jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, prawo jej wycofania w każdej chwili. Przysługuje Ci też prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wnioski kieruj na kontakt@smart-kalendarz.pl; zasady usunięcia danych opisuje strona Usunięcie danych. Jeżeli Twoje dane przetwarzamy w imieniu firmy, u której rezerwujesz wizyty, z wnioskiem zwróć się do tej firmy, a my pomożemy jej go zrealizować.

10. Pliki cookie i pamięć przeglądarki

Używamy plików cookie i pamięci przeglądarki niezbędnych do działania Serwisu (np. sesja logowania w panelu, zapamiętanie Twojej decyzji z paska zgody przez 12 miesięcy). Na naszej stronie działa czat z asystentem AI, który zapisuje identyfikator rozmowy na 30 dni, żeby można było ją kontynuować.

Prowadzimy własny pomiar źródła wejścia: zapisujemy w przeglądarce (pamięć lokalna oraz pliki cookie sk_acq i sk_acq_panel, ograniczone do formularza rejestracji i panelu, maksymalnie 90 dni) informację o tym, skąd trafiłeś do Serwisu. Te dane zostają u nas i służą wyłącznie ocenie naszych działań marketingowych; podstawę prawną opisuje punkt 4.

Obecnie nie uruchamiamy na stronie narzędzi analitycznych ani reklamowych podmiotów trzecich. Jeżeli je włączymy (np. Google Analytics), zadziałają dopiero po wyrażeniu zgody na pasku u dołu strony. Strona rezerwacji firm nie używa plików cookie; jeżeli firma włączy pomiar źródła rezerwacji, informacja o nim jest przechowywana w pamięci przeglądarki do 400 dni.

11. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana, a aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie wraz z datą. Kontakt: kontakt@smart-kalendarz.pl.